Externe Archivsysteme gibt es viele, bei uns ist es integriert.
Mit einem Klick zu Ihren digitalen Daten.
Sagen Sie fünf Mal „Ja“? Dann brauchen Sie OOURS Archiv!
Ja, ich möchte Kosten senken!
Mit dem integrierten Archivsystem von OOURS erfüllen Sie mehr als rechtliche Anforderungen. Sie sind z. B. in der Lage, viel Platz bei der Dokumentenaufbewahrung einzusparen und steigern zudem die Transparenz in Ihrem Unternehmen. Im Vergleich zum „Durchwühlen“ von Aktenschränken lassen sich die Dokumente viel schneller wiederfinden und dadurch erhebliche Kosten einsparen.
Ja, ich möchte Zeit sparen!
Verzweifeln Sie manchmal bei der Suche nach Dokumenten? Wenn Informationen durch ein mangelhaftes Ablagesystem nicht wiederzufinden sind, ist das nicht nur ärgerlich, sondern auch teuer. Bei herkömmlicher Archivierung nimmt die Suche nach Unterlagen überproportional viel Zeit ein und bindet damit Ressourcen, die Sie anderweitig gewinnbringend einsetzen könnten.
Ja, ich möchte alle Dokumente schnell finden!
Mit OOURS Archiv gehört die zeitaufwendige Dokumentensuche der Vergangenheit an: Alle Informationen finden Sie genau dort, wo Sie sie erwarten. Beim Druck einer Rechnung wird diese beispielsweise sowohl im Auftragsmodul angezeigt als auch bei dem zugehörigen Kunden. Dank einer Stichworterfassung und einer intelligenten Suchfunktion nach Stichworten und Kategorien sind alle Dokumente im Handumdrehen verfügbar.
Ja, ich möchte mit einem Klick archivieren!
Ganz einfach mit OOURS Archiv: Beim Druck eines Auftragsbeleges (Angebot, Auftragsbestätigung, Rechnung etc.) wird das Dokument im Archiv (automatisch) gespeichert. Nur Benutzer mit ausgewiesenen Rechten haben Zugriff auf dieses Archiv. Zudem wird jeder Aufruf dokumentiert und in einer lückenlosen Historie bei Bedarf ausgewiesen.
Ja, ich möchte eine entspannte Steuerprüfung!
Haben Sie bei Ihrer letzten Steuerprüfung Ihre Unterlagen mühselig zusammengetragen? Eine ressourcenbindende Stresssituation, die sich mit dem Archiv-Modul von OOURS vermeiden lässt. Wussten Sie, dass Unternehmen seit Januar 2002 verpflichtet sind, ihre steuerrelevanten Daten so zu archivieren, dass sie bei einer Betriebsprüfung jederzeit elektronisch verfügbar sind? Können die vom Prüfer angeforderten Datenbestände nicht vorgelegt werden, hat das erhebliche Geldstrafen zur Folge. Mit dem Archiv-Modul von OOURS halten Sie die relevanten Gesetze ein: Beweis- und Revisionssicherheit, Dokumentationsechtheit und Aufbewahrungsfristen.
Was heißt Revisionssicherheit?
- Ordnungsmäßigkeit
- Vollständigkeit
- Sicherheit des Gesamtverfahrens
- Schutz vor Veränderung und Verfälschung
- Sicherung vor Verlust
- Nutzung nur durch autorisierte Personen
- Einhaltung der Aufbewahrungsfristen
- Dokumentation des Verfahrens
- Nachvollziehbarkeit
- Prüfbarkeit
E-Mail-Archivierung
Sicher sind E-Mails auch in Ihrer geschäftlichen Kommunikation nicht mehr wegzudenken. Sie sind einfach und unkompliziert in der Handhabung, jederzeit verfügbar und es muss kein Papier mehr abgeheftet werden. Aber wissen Sie, dass die Archivierung Ihres E-Mail-Verkehrs strikten gesetzlichen Vorschriften unterliegt? Zuwiderhandlungen können teuer werden.
Im Rahmen der Archivierung müssen E-Mails einschließlich angehängter Dateien
- vollständig
- manipulationssicher
- jederzeit verfügbar
- maschinell lesbar
in digitaler Form abgelegt werden. Je nach Inhalt der E-Mail gibt es unterschiedliche Anforderungen, was die Dauer und die Art der Aufbewahrung betrifft.
Damit Sie bei der nächsten Steuerprüfung keine böse Überraschung erleben, beraten wir Sie gern hinsichtlich der rechtskonformen Archivierung Ihrer E-Mail-Korrespondenz.
