OOURS bietet eine flexible und detaillierte Kunden- und Adressverwaltung, in der alle relevanten Informationen zu den Geschäftspartnern gesammelt werden. Dadurch unterstützt unsere Software nicht nur die qualifizierte Kundenbetreuung, sondern auch die Kontakte zu Interessenten, Lieferanten und anderen prozessrelevanten Personen.
Werbekennzeichen und weitere Selektionskriterien ermöglichen eine genaue Klassifizierung der Adressen und legen damit die Grundlage für zielgruppenorientierte Marketingmaßnahmen. Unterstützen Sie Ihren Vertrieb mit der Erfassung von Kundenrabatten, Preisgruppen und Serienbriefen.
In der Adressverwaltung sind die Informationen aus den Modulen gebündelt und sofort am Bildschirm aufrufbar. Dazu gehören neben einer CRM-Historie unter anderem die Statistiken aller Aufträge und Auftragspositionen sowie eine Übersicht der offenen Kundenrechnungen.
Im Kontaktreiter sehen Sie eine Auflistung aller Ansprechpartner, die Sie zu einer Adresse angelegt haben. Somit haben Sie alle wichtigen Informationen wie Telefonnummer, Position im Unternehmen, E-Mail-Adresse etc. auf einen Blick. Über die Tasten am Ende jeder Zeile können Sie eine neue Korrespondenz zu Ihrem Kontakt anlegen oder den Ansprechpartner einer anderen Adresse zuweisen.
Für mehr Informationen klicken Sie einfach auf den jeweiligen Kontakteintrag und gelangen in die Detailansicht der Ansprechpartner.
Um keine Informationen zu verlieren, dokumentieren Sie im CRM-Bereich jeden Kontakt, den Sie mit Ihrem Kunden/Interessenten haben. Bei der Neuanlage eines CRM-Eintrages wird automatisch das Kürzel des angemeldeten Benutzers, das aktuelle Datum und die Uhrzeit eingetragen. Aus einer Liste wählen Sie die Kontaktart aus und geben eine kurze Zusammenfassung des Gesprächs in das Textfeld ein. Zudem wird beim Ausdruck eines Schriftverkehrs ein CRM-Eintrag dazu angelegt.
Dank des hohen Automatisierungsgrades nimmt der gesamte Vorgang wenig Zeit in Anspruch und Sie haben eine Kontakthistorie, in der jeder Mitarbeiter jederzeit nachlesen kann, wer wann was mit dem Kunden besprochen hat.
Erfassen Sie an dieser Stelle alles rund um die Adresse – steuern Sie beispielsweise, in welcher Sprache Ihr Schriftverkehr mit dem Kunden sowie die Aufträge gedruckt werden sollen. Wenn Sie einen Kundenrabatt und/oder eine Preisgruppe hinterlegt haben, wird bei allen späteren Berechnungen auf diese Informationen zurückgegriffen. Im Fibu-Bereich werden unter anderem die Zahlungsbedingungen und die USt-ID erfasst, weiterhin können Sie Versandarten und Lieferbedingungen hinterlegen. Für SEPA-Überweisungen oder -Lastschriften können Sie in unserer ERP-Software beliebig viele Mandate anlegen.
Die Definition von Stichworten ermöglicht eine genaue Klassifizierung der Adressen und legt damit die Grundlage für zielgruppenorientierte Marketingmaßnahmen. Weisen Sie Ihrem Kontakt Partneradressen zu, zum Beispiel eine abweichende Rechnungsanschrift und sorgen Sie mit unseren Datenschutzfunktionne für den DSGVO-konformen Umgang mit den persönlichen Daten.
Bei den Adressen werden alle Informationen gebündelt, die in der Software vorhanden sind. In der Statistik finden Sie umfangreiche Informationen aus anderen Modulen, zum Beispiel alle Auftragsbelege (bis auf Positionsebene) und die offenen Rechnungen des Kunden. Je nach Branchenlösung gibt es hier unterschiedliche Auflistungen – bei der Verlagssoftware werden beispielsweise die Anzeigen- und Abonnentenaufträge angezeigt.
An vielen Stellen gibt es eine praktische Filterfunktion, sodass Sie die Daten nach bestimmten Kriterien einschränken können, beispielsweise nach der Auftragsart oder dem Jahr.
Mit dem integrierten OOURS-Archivmodul haben Sie die Möglichkeiten, beliebige Dateien einzufügen, wie zum Beispiel erhaltene Rechnungen, Bilder, technische Zeichnungen etc., die Sie einscannen und hier ablegen können.
Die Dokumente sind so verknüpft, dass alles in den Adressen zusammenläuft. Wird zum Beispiel im Korrespondenz-Modul ein Bild zu einem Brief hinzugefügt, ist diese Datei auch im Dokumentenreiter der dazugehörigen Adresse zu sehen.
OOURS erleichtert die Verwaltung Ihrer offenen Posten, Ihres Mahnwesens, der Einnahmen-Ausgaben-Übersicht und des Kassenbuches. Pflegen Sie strukturiert Ihre Sachkonten und Ihr Inventar.
Die offenen Posten eines Unternehmens haben einen direkten Einfluss auf die Liquidität. Laufen die Ausgaben des Unternehmens weiter, während die eigenen Kunden nicht oder nur schleppend zahlen, verschlechtert sich die Verfügbarkeit der liquiden Mittel. Je höher die Außenstände werden, desto größer ist die Wahrscheinlichkeit negativer Auswirkungen. Die Überwachung offener Posten ist deshalb für jeden Unternehmer unerlässlich.
Mit der Offen-Posten-Liste von OOURS haben die unbezahlten Rechnungen Ihrer Kunden immer im Blick und können dank des integrierten Mahnwesens schnell reagieren.
Bei erfolgter Zahlung können Sie den offenen Posten bequem über die Autobuchen-Funktion ausbuchen.
OOURS beinhaltet eine Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR), die im Gegensatz zu anderen Gewinnermittlungsmethoden eine vergleichsweise einfache Abrechnung. Statt zu bilanzieren genügt es, die Betriebseinnahmen und Betriebsausgaben gegenüberzustellen. Für Unternehmen, die zur doppelten Buchführung verpflichtet sind, gibt es eine DATEV-Schnittstelle zur einfachen Übermittlung der Daten an den Steuerberater oder eine Buchhaltungssoftware.
Beim Ausdruck einer Rechnung im Auftragsmodul wird sie automatisch verbucht und in den Einnahmen/Ausgaben hinterlegt. Eingangsrechnungen können mit wenigen Handgriffen erfasst und über eine SEPA-Funktion bei Fälligkeit direkt an eine Online-Banking-Software übergeben werden.
Erfassen Sie alle Einnahmen und Ausgaben Ihrer Barkasse so einfach wie nie! Ob Tankquittung oder Tageseinnahmen: mit OOURS dokumentieren Sie alle Bargeldbewegungen mit nur wenigen Klicks. Die übersichtliche Bedienoberfläche des OOURS Kassenbuches macht dessen Bedienung so einfach wie nie.
Verbuchen Sie Ihre Belege einzeln oder alle zusammen mit einem Knopfdruck. Das Kassenbuch kann zu einem beliebigen Zeitpunkt gedruckt und abgeschlossen werden. Anschließend wird Ihnen nur noch der Übertrag angezeigt und die abgeschlossenen Kassendaten werden in einem separaten Fenster archiviert.
Erstellen Sie mit dem OOURS Korrespondenz-Modul Briefe und E- Mails bzw. sämtliche Korrespondenz-Unterlagen an Kunden und drucken diese bei Bedarfs aus – wahlweise mit oder ohne Logo sowie mit oder ohne Unterschrift eines frei wählbaren Mitarbeiters.
Kommunizieren Sie effizient und professionell dank einer Auswahl beliebiger Textbausteine, auch mehrfach hintereinander verkettbar im Textfeld und vordefinierten Platzhaltern von Adressen und Ansprechpartner.
Zum Verschicken von E-Mails können Sie bei Ihren Mitarbeitern eine Signatur hinterlegen, die automatisch mit gezogen wird. Hinterlegt sind zunächst die Daten des angemeldeten Benutzers, Sie haben aber jederzeit die Möglichkeit, einen anderen Mitarbeiter als Versender auszuwählen.
Der Ausdruck ist individualisierbar und lässt sich an Ihre CI anpassen. Sprechen Sie uns an.
Erfassen Sie Ihre Artikel- und Dienstleistungsdaten systematisch und haben Sie diese mit einem Klick verfügbar. Ihre Verkaufspreiskalkulation ist flexibel durch Staffelpreise, Mietstaffeln (Netto und Brutto), die Angabe beliebig vieler Preise und Preisgruppen oder bei Bedarf frei wählbare Preiseinheiten. Ob Stücklistenverwaltung, Bestandsführung oder Überschriftenartikel, Sie haben mit OOURS Warenwirtschaftslösung die Möglichkeit diverser Auswertungen und Listendrucke, beispielsweise als Grundlage für Ihr Warenbuch und die Inventur.
Machen Sie mehr aus Ihren Artikeln: Erfassen Sie beliebig viele Verkaufspreise, generieren Sie verschiedene Listenpreise, arbeiten Sie mit Preisstaffeln, weisen Sie ausgewählten Kunden individuelle Preise zu oder geben Sie bei einzelnen Preisen eine Gültigkeit an, zum Beispiel für kurzfristige Marketingaktionen.
Die OOURS Artikelverwaltung bietet Ihnen außerdem die Möglichkeit, einen Artikel als Stückliste zu definieren, die aus beliebig vielen Einzelartikeln bestehen kann. Bei einer kalkulatorischen Stückliste wird Preis erst im Auftragsmodul sozusagen „on the fly“ errechnet.
Profitieren Sie von der Transparenz der Artikeldaten: Sie erkennen auf einen Blick, wie oft Sie den Artikel zu welchem Preis verkauft haben bzw. welche offenen Aufträge zu dem Artikel existieren.
Mithilfe sogenannter Überschriftenartikel ist es ein Kinderspiel, in Ihren Angeboten und Rechnungen für mehr Übersichtlichkeit zu sorgen.
Im Einkaufsbereich können Sie hinterlegen, bei welchem Lieferanten Sie den Artikel zu welchem Preis erhalten. Der Hauptlieferant wird beim Erzeugen einer Bestellung oder Anfrage automatisch übernommen.
Im Statistik-Reiter erkennen Sie auf einen Blick, wie oft Sie den Artikel zu welchem Preis eingekauft haben.
Dank der integrierten Bestandsführung wissen Sie immer ganz genau, wie oft Sie den Artikel im Lager haben und können bei Bedarf sofort nachbestellen. Zudem erkennen Sie auf einen Blick, welche Reservierungen zu dem Artikel existieren und welche offenen Aufträge und Bestellungen es gibt.
Beim Verkauf eines Artikels wird der Lagerbestand automatisch angepasst. Über die manuelle Lagerbuchung im Warenbuch mit den Bewegungsarten „Anfangsbestand“ und „Verschrottung“ können Sie genau nachvollziehen, was mit der Ware passiert ist.
Mit der OOURS Mehrlagerverwaltung können Sie zudem beliebig viele Lagerorte und Lagerplätze verwalten und eine Ad-hoc-Inventur durchführen. Volle Flexibilität im Auftragsmodul: Entscheiden Sie für jede Position, aus welchem Lager der verkaufte Artikel entnommen werden soll.
Unser Warenwirtschaftssystem unterstützt Sie bei der Anlage, Erzeugung und beim Ausdruck von Belegen (Angeboten, Auftragsbestätigungen, (Teil-)Lieferscheinen, (Teil-)Rechnungen, Gutschriften, Storno-Rechnungen, Proforma-Rechnungen u.v.m.). Sie können den gesamten Belegfluss mit den zugehörigen Belegen anzeigen und in Statistiken auswerten. Die Angabe abweichender Waren- und Rechnungsempfänger ist ebenso einfach möglich wie der Wechsel zwischen Brutto- oder Nettorechnungen.
Optimieren Sie Ihren Vertrieb mit der OOURS Wiedervorlagefunktion, den CRM- und Forecast-Informationen sowie verschiedenen Provisionslisten und -abrechnungen.
Die grundlegenden Informationen zu einem Beleg werden zum großen Teil automatisch aus dem Adressmodul übernommen, zum Beispiel die Sprache, die Währung, finanzbuchhalterische Daten, ein möglicher Kundenrabatt etc. Damit ist ein reibungsloser Ablauf und ein schneller Workflow gewährleistet, aber Sie haben natürlich jederzeit die Möglichkeit, die Daten manuell zu verändern.
Soll der Auftrag nachträglich einem bestimmten Projekt oder Lead zugewiesen werden, können Sie die entsprechenden Einstellungen in den Grundeinstellungen vornehmen.
In Tagen, in denen Zeit und Personal ein immer knapperes Gut werden, steigt die Notwendigkeit nach effizienteren Prozessen und schlankeren Abläufen. Deshalb erhält jede Belegart einen passenden Standardtext, sodass Sie Ihren Auftrag sofort drucken können. Sie können selbstverständlich auch Änderungen vornehmen, wofür Ihnen eine individuell erweiterbare Liste mit Textbausteinen zur Verfügung steht.
Auch für den Versand per E-Mail lässt sich bereits in OOURS ein Bodytext hinterlegen – natürlich wieder mithilfe von Textbausteinen.
Zu jeder einzelnen Position eines Verkaufsbeleges gibt es ein Detailfenster, in dem alle Informationen rund um diese Position eingesehen werden können. Während die allgemeinen Artikeldaten auf der linken Seite immer sichtbar sind, können Sie rechts zwischen einer Preiskalkulation, den Bestandsinformationen und den finanzbuchhalterischen Daten hin und her blättern.
Wenn Sie beispielsweise wissen möchten, wie hoch der Lagerbestand eines Produkts ist, müssen Sie nicht in den Artikelstamm wechseln, sondern die Zahlen sind sofort abrufbar.
