Newsletter November 2014

Newsletter November 2014

sind Sie bereits auf der Jagd nach den ersten Weihnachtsgeschenken? Oder gehören Sie auch zu denjenigen, die von Weihnachten jedes Jahr aufs Neue überrascht werden?

Wir haben Sie jedenfalls nicht vergessen und freuen uns, wenn Sie OOURS dazu nutzen, Ihre Weihnachts-E-Mails zu versenden. Sicherlich haben Sie sich schon das eine oder andere Mal gefragt, wie viele Ihre Kunden Ihre Newsletter eigentlich lesen. Damit Sie demnächst eine Antwort auf diese Frage erhalten, stellen wir Ihnen CleverReach vor, ein Tool, mit dem Sie E-Mail-Kampagnen erstellen und anschließend Ihren Erfolg in Performance-Reports messen können.

Außerdem haben wir wieder die Kamera angeworfen und ein paar neue Podcasts für Sie erstellt. Auf unserer Website finden Sie unter „Software“ den Untermenü-Punkt „Podcasts“, wo Sie sich nun u. a. anschauen können, wie Sie Drucklayouts selbst ändern können. Wenn Sie eine Easy-Version haben, müssen Sie sich dazu zunächst eine Probeversion von FileMaker laden – auch dafür gibt es eine Podcast-Anleitung.

Viel Spaß beim Lesen

wünscht Ihr OOURS-Team

 

Versand von Serienmails mit CleverReach

Immer wieder erhalten wir Anfragen zum Versand von Serienbriefen. Natürlich können Sie aus OOURS heraus Serienbriefe erstellen und verschicken. Wer aber mehr darüber wissen möchte, was mit seiner Mail passiert, nachdem er auf den Knopf „Versenden“ gedrückt hat, dem empfehlen wir den E-Mail-Versender CleverReach, mit dem wir selbst seit einiger Zeit arbeiten. Zum einen bietet CleverReach ein zuverlässigen Bounce-Handling, mit dessen Hilfe Sie erkennen können, welche Mails unzustellbar sind. Des Weiteren gibt es interaktive Grafiken, anhand derer Sie z. B. sehen können, wer die Mail wann, wo und mit welchem Betriebssystem geöffnet hat, ob auf einen enthaltenen Link geklickt wurde etc.

Außerdem achtet das Programm auf bestimmte rechtliche Bestimmungen, z. B. müssen Sie bestätigen, dass sich in Ihrer Mail ein funktionierender Abmeldelink befindet.

 

1. Daten aus OOURS exportieren

Suchen Sie zunächst in OOURS die Ansprechpartner heraus, an die Sie Ihre Serienmail versenden möchten. Um die ausgewählten Datensätze zu exportieren, klicken Sie unter dem Menüpunkt „Ablage“ auf „Datensätze exportieren“.

Wählen Sie anschließend einen Speicherort für die Export-Datei aus, geben Sie ihr einen Namen und stellen Sie die Option „Kommagetrennter Text“ ein. Mit einem Klick auf „Sichern“ gelangen Sie in einen Dialog, in dem Sie die Exportfolge angeben können. Wählen Sie oben links „Aktuelle Tabelle (_Ansprechpartner)“ aus und kopieren Sie die Felder „_f_Vor_NachName“ und „EMail“ in die Exportfolge, indem Sie sie entweder anklicken und auf die Taste „Kopieren“ drücken“ oder durch doppeltes Anklicken.

Serienmailversand: Datensätze aus OOURS exportieren

Adressverwaltung: Datensätze aus OOURS exportieren

An dem angegebenen Speicherort wird nun eine csv-Datei angelegt.

 

2. CRM-Eintrag in OOURS erstellen

Damit Sie später noch wissen, an wen Sie die Serienmail geschickt haben, können Sie in OOURS einen CRM-Eintrag anlegen. Stellen Sie sicher, dass nur die Ansprechpartner aufgerufen sind, die Ihre Mail bekommen sollen.

Serienmailversand: CRM-Eintrag im Adressmodul erzeugen

Serienmailversand: CRM-Eintrag erzeugen

 

Unterhalb der Symbolleiste gibt es eine Taste „Serienbrief“, mit der Sie in die Serienbrief-Erstellung gelangen. Geben Sie dort das Versanddatum der Mail und einen Betreff ein und klicken Sie dann auf die Symboltaste „Drucken“. In der Druckabfrage wählen Sie unter „Ausgabe als“ „Drucker“ aus, klicken auf OK und brechen den Druck dann ab.

 

Serienmailversand: CRM-Eintrag erzeugen

Ansicht des CRM-Eintrags im Adressmodul

Auf die Frage, ob Sie einen CRM-Eintrag erzeugen möchten, antworten Sie mit „Ja“ und im CRM-Reiter aller aufgerufenen Ansprechpartner gibt es nun einen Serienbrief-Eintrag mit Ihrem Kürzel, dem angegebenen Datum und Ihrem Betreff.

 

3. Daten in CleverReach importieren

Rufen Sie die Website von CleverReach auf und melden Sie sich an. Im Fenster „Gruppen“, in das Sie über einen entsprechenden Menüpunkt in der Seitennavigation gelangen, finden Sie rechts oben die Taste „Gruppe hinzufügen“. Klicken Sie diese an, füllen Sie die Felder aus und bestätigen Sie die Eingabe mit „Sichern“.

Sie haben nun eine neue Gruppe erstellt, die Sie unter dem Punkt „Gruppen“ bearbeiten können. Um Ihre Adressdaten zu importieren, klicken Sie auf den kleinen Pfeil am Ende der Zeile und wählen Sie „Import“ aus. Im nächsten Fenster haben Sie die Möglichkeit, Ihre mit OOURS erstellte csv-Datei hochzuladen.

Serienmails mit Cleverreach: Import der Adressdaten

Serienmails mit Cleverreach: Adressdaten importieren

 

Die Daten werden nun geladen und geprüft. Ist der Import abgeschlossen, können Sie anhand einer grafischen Darstellung sehen, wie viele Datensätze importiert wurden und wie viele Bounces, doppelte oder ungültige Datensätze es gab.

 

4.  Neue E-Mail erstellen

Über den Punkt „E-Mails“ in der Seitennavigation können Sie nun eine neue E-Mail erstellen, die Sie an Ihre ausgewählten Kontakte schicken wollen. Dabei können bestimmte Auswertungsoptionen angegeben werden, wie Sie in der unterstehenden Abbildung sehen können.

Serienmailversand: Cleverreach-Optionen

Im Zuge der E-Mail-Erstellung können Sie sowohl eines der angebotenen Template verwenden als auch ein eigenes erstellen/integrieren. Haben Sie ein Template ausgewählt, werden Sie zu einem Editor weitergeleitet, wo Sie Ihren E-Mail-Text eingeben können.

Nachdem Sie die Bearbeitung abgeschlossen haben, müssen Sie noch eine Test-Mail (idealerweise an Ihre eigene Adresse) versenden und einen Sicherheitscheck durchführen, wo Sie u. a. bestätigen müssen, dass Ihre Mail einen Abmeldelink und ein aktuelles Impressum beinhaltet.

Anschließend können Sie Ihre Mail versenden – entweder sofort oder zu einem bestimmten Zeitpunkt, den Sie selbst festlegen können.

Serienmails mit Cleverreach: Testversand

Serienmails mit Cleverreach: Sicherheitscheck

5) Auswertungen 

Über die Taste „Reports“ in der Seitenleiste haben Sie nun die Möglichkeit, sich jede Menge Informationen zum Versand Ihrer Mail anzuschauen. In übersichtlichen Grafiken sehen Sie u. a. die Anzahl, den Zeitpunkt und den Ort der Öffnungen, den E-Mail-Client, mit dem die Mail abgerufen wurde und wie viele Empfänger den Abmeldelink angeklickt haben.

Diese Liste können Sie nun beliebig erweitern bzw. die Einträge anpassen. Aber Achtung: Ändern Sie die Einträge nur dann, wenn sie nirgendwo ausgewählt sind. Haben Sie bei einem Kunden das Stichwort „Ausbildung & Karriere“ markiert und benennen dieses Stichwort beispielsweise in „Ausbildung & Jobs“ um, geht die Markierung bei dem Kunden verloren.

Sobald Sie die Änderungen gespeichert haben, sind sie sofort in den jeweiligen Wertelisten sichtbar.

Serienmails mit Cleverreach: Reports, Klickrate

Außerdem gibt es eine Karte, in der die einzelnen Öffnungen ebenfalls angezeigt werden, sodass Sie auf einen Blick sehen können, wo sich Ihre Kunden gerade befinden:

Serienmails mit Cleverreach: Anzeige der Öffnungen (Webkarte)

Auch das Kostenmodell ist übersichtlich: Bis zu 250 Empfängern und 1.000 Mails pro Monat ist CleverReach kostenlos, wer mehr versendet, kann zwischen einem Monats-Tarif (ab 10 €) oder einer Prepaid-Variante wählen.

 Sie haben Fragen? Rufen Sie einfach an unter 040 325 95 28 30 oder schicken Sie uns eine E-Mail an info@sinobit.de

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