OOURS Event-Management
Mit der OOURS Eventverwaltung können Sie Ihre Veranstaltungen, Trainings, Seminare und Webinare übersichtlich planen, organisieren und verwalten. Steuern Sie Ihre Veranstaltungen von der Eventausschreibung, über die Anmeldung der Teilnehmer und Sponsoren bis hin zur Bezahlung des Events und der Bereitstellung wichtiger Dokumente.
Dabei behalten Sie über den gesamten Prozess hinweg den Überblick über den aktuellen Status des Events und der Teilnehmer sowie über noch offene Aufgaben in der Eventorganisation.
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_Managen Sie Ihre Veranstaltungen
Ihre Gäste sollen sich auf Ihrem Event von Anfang an gut aufgehoben fühlen – und das beginnt bereits bei der Einladung. Über intelligente Filter finden Sie in der OOURS Kontaktverwaltung genau die Geschäftspartner und Kunden, auf die das jeweilige Event perfekt zugeschnitten ist und können Ihnen eine Einladung schicken.
Die Kommunikation mit den Teilnehmern, Referenten, Sponsoren und Veranstaltern ist die wichtigste Aufgabe von OOURS-Event. Für Transparenz sorgt die CRM-Funktion, die es jedem beteiligten Mitarbeiter ermöglicht, die Kontakthistorie der einzelnen Eventbesucher einzusehen. Steuern Sie die Erstellung und den Versand von Auftragsbestätigungen, Zeitplänen, Zertifikaten etc. auf Knopfdruck.
Wie kam ihre Veranstaltung bei den Besuchern an? Was können Sie beim nächsten Mal besser machen? Im Rahmen der Nachkommunikation haben Sie die Möglichkeit, einen Fragebogen zu verschicken und aus dem Feedback der Teilnehmer das passende Fazit zu ziehen.
_Besuchermanagement
Im Gästemanagement sehen Sie jederzeit, welchen Status die eingeladenen Teilnehmer Ihrer Veranstaltung haben, von wem Sie bereits eine Zu- oder Absage erhalten haben und wen Sie eventuell noch einmal kontaktieren sollten. Bestätigen Sie Ihrem Gast die Teilnahme per E-Mail und versorgen Sie ihn mit einem Zeitplan und weiteren Informationen. Nach dem Abschluss der Veranstaltung können Sie die erfolgreiche Mitwirkung an dem Event mit einem Zertifikat bescheinigen.
Die Information über eine erfolgte Teilnahme, Einladung etc. eines Teilnehmers wird zudem in der Kundenhistorie in der OOURS Adressverwaltung hinterlegt.
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_Zahlungsabwicklung
Das Eventmodul ist in die ERP-Software integriert, sodass Sie kein separates Programm benötigen, um die Rechnungen für die Teilnahmegebühr zu erstellen. Erzeugen Sie die Rechnungen automatisch für alle Gäste, die ihre Teilnahme an der Veranstaltung zugesagt haben, oder manuell für einzelne Besucher – in jedem Fall rechnen Sie die Teilnahmegebühren bequem und mit minimalem Zeitaufwand ab. Ist der Betrag für alle Teilnehmer gleich, kann er im Event hinterlegt werden und wird automatisch in alle Rechnungen übernommen.
