OOURS Einkauf und Beschaffung
Mit OOURS lässt sich der Beschaffungsprozess optimieren – vom strategischen Einkauf über das Angebotsmanagement bis zur Rechnungskontrolle.
Das beginnt schon bei der Bestandsführung im Artikelstamm, wo die Lagerbestände optimal gesteuert und Sollbestände hinterlegt werden können. Integrierte Lieferantenportale bieten eine Übersicht über verschiedene Zulieferer und und die Einkaufskonditionen, die Sie bei diesen Lieferanten haben.
Bestellungen lassen sich sowohl manuell als auch automatisch aus Aufträgen generieren. Das ist möglich, weil der Einkauf vollständig in das ERP-System integriert ist und Abläufe automatisiert werden.
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_Automatisierter Bestellprozess
Fällt Ihnen beispielsweise beim Erstellen eines Angebots auf, dass Sie von den zu verkaufenden Artikeln nicht mehr genügend auf Lager haben, können Sie direkt aus dem Angebot heraus eine Bestellung erzeugen. Dabei werden nur die Positionen übernommen, die tatsächlich bestandsgeführt sind – Dienstleistungen etc. werden nicht berücksichtigt.
Bereits in der Artikelverwaltung können Sie Ihre bevorzugten Lieferanten hinterlegen, sodass Ihre Bestellung ohne weiteres Zutun an die richtige Adresse geht. Beziehen Sie nicht alle Artikel des Angebots vom gleichen Zulieferer, werden mehrere Bestellungen für die entsprechenden Lieferanten erzeugt.
_Wareneingang
Der Wareneingang ist sowohl ein wichtiger logistischer als auch ein buchhalterischer Vorgang im Unternehmen. Seine Gestaltung hat unmittelbaren Einfluss auf die Leistungsfähigkeit eines Lagers, weshalb eine sinnvolle Organisation unbedingt erforderlich ist.
Um den Wareneingang so einfach und intuitiv wie möglich zu machen, bietet OOURS es eine Auflistung aller offenen Lieferscheine, die Auswahl der zu buchenden Bestellung erfolgt mit einem Klick.
_Wareneingang buchen
Das OOURS ERP-System bietet eine transparente und einfach zu bedienende Oberfläche zur Durchführung eines Wareneingangs. Die Ware kann vollständig oder teilweise eingebucht werden – Sie sehen auf einen Blick, welche Positionen bereits abgeschlossen sind und wo noch Waren offen sind.
Auf Wunsch besteht auch die Möglichkeit, den Einbuchungsvorgang mithilfe eines Barcode-Scanners durchzuführen.
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_Rechnungeingangskontrolle
Zu jeder Bestellung erhalten Sie früher oder später eine Rechnung von einem Ihrer Lieferanten und müssen prüfen, ob diese korrekt ist und die Ware bei Ihnen eingegangen ist. Damit Sie nicht zu jedem Vorgang alle Dokumente zusammensuchen müssen, bietet die Warenwirtschaftssoftware OOURS eine Rechnungseingangskontrolle. So behalten Sie auch dann den Überblick, wenn es verschiedene Teillieferungen gibt, die nach und nach abgerechnet werden.
Die Rechnungseingangskontrolle von OOURS verbessert den Workflow beim Verarbeiten von Lieferantenrechnungen deutlich, wodurch sich der Aufwand auf ein notwendiges Minimum reduziert.
Anhand der Bestellung wird automatisch ein Rechnungseingangsbeleg mit den vereinbarten Kosten erzeugt. Bei Teillieferungen und -rechnungen ändern Sie die Beträge der Positionen entsprechend der erhaltenen Rechnung ab. Zudem erkennen Sie auf einen Blick, ob die Ware vollständig, teilweise oder noch gar nicht geliefert wurde. Erhalten Sie eine weitere Rechnung zur gleichen Bestellung, sind im dazugehörigen Rechnungseingangsbeleg nur die Positionen enthalten, die noch nicht vollständig abgerechnet wurden. Alle anderen Positionen sind um den bereits bezahlten Betrag reduziert.
Beim Abschluss jedes Rechnungseingangs wird die Lieferantenrechnung automatisch in die Fibu übertragen, sodass sie dort nicht extra erfasst werden muss.